オフィスに必要なOA機器とは？購入かリースどちらがいい？
2022-02-23
OAとは、オフィスオートメーション（Office Automation）の略語で、オフィス業務の自動化に欠かせないものです。
一般的に、電話やコンピュータ、コピー機、ファクシミリ、シュレッダーなどの機器のことを総称してOA機器と呼んでいます。
OA機器を利用することにより、業務の効率化だけでなく生産性の向上も期待できます。
そこで今回は、オフィスに欠かせないOA機器について詳しく解説していきます。
開業時にOA機器を導入しようとしている企業様に向けて、OA機器の購入やリースについても説明しているのでぜひ参考にしてみてください。
オフィスに最低限必要なOA機器
オフィスの開設にあたって、どのようなOA機器が必要になるのでしょうか？
ここでは、オフィスに用意しておくべき必要不可欠なOA機器を紹介します。
パソコン
パソコンはオフィスに不可欠なOA機器の一つです。
メールの送受信、プレゼンの資料作成、議事録などの文書作成などを行う際に必要です。
営業活動や出張などがある場合は、社外に持ち歩きのできるノートパソコンがあると便利です。
電話・ファクシミリ
受発注や問い合わせなどの業務を行う際に、電話やファクシミリなどのOA機器が必要になります。
固定電話を置いていると、顧客や取引先の信頼を得やすくなります。
ファクシミリにはさまざまな種類があり、受信内容を紙に印字できるものや、データが変換されてパソコンで受信内容を確認できるものもあります。
コピー機
会議やプレゼン資料などを数十部、数百部といった多くの部数を用意する事がある場合は、コピー機が欠かせません。
コピー機の中には、プリンター、スキャナー、ファクシミリなどの機能を備えた複合機と呼ばれるものもあります。
また、コピーした紙をホッチキスで留めるなど、資料作成の手間を省ける高機能のコピー機も存在します。
シュレッダー
情報セキュリティの強化が求められる時代でシュレッダーは必要不可欠なOA機器です。
NPO日本ネットワークセキュリティ協会の調査では、媒体・経路別の漏洩が最も多いのは紙媒体で、全体の3割を占めるという結果が報告されています。
個人情報や機密情報が記載された文書や資料を処分する際にシュレッダーを利用することで、情報漏洩を防ぎやすくなります。
OA機器を揃える方法
OA機器を揃える手段として、新規購入や中古製品の購入、レンタル・リースなどの方法があります。
それぞれのメリット・デメリットをご説明します。
それぞれのメリット・デメリットをご説明します。
新規購入
OA機器を新規購入する場合、最新機種を含めた様々な機種の中から自社に合ったものを選ぶことができます。
また、メーカーの保守や保証が付いているため、不具合や故障が起きた際にも迅速に対応してもらえます。
デメリットとしては、最新機種や高機能な機種を購入する場合、導入時に、多額の本体費用と搬入・設置・設定費用がかかることです。
買換えの際は廃棄料がかかる上に、固定資産税がかかります。
中古購入
中古で購入した場合は、新規購入に比べて導入コストを安く抑えられるメリットがあります。
しかし、中古OA機器の販売業者が取り扱っている機種の中から選ばなければいけないため、必ずしも自社に合った機種を見つけられるかは実際に探してみなければわかりません。
新規購入と同様に、買換えの際に廃棄料が発生するほか、帳簿上で固定資産として扱わなければなりません。
リース
リースとは、OA機器をレンタルできる事業者向けのサービスです。
OA機器の所有権をもつリース会社とリース契約を結び、契約期間中にOA機器を借りられます。
リースのメリットは、購入に比べて初期費用が抑えられます。
なお、毎月のリース料金も比較的安く抑えられ、全額経費扱いすることができます。
リースで設置した複合機の所有権は、リース会社にあるため、決算や申告など面倒な経理処理は不要となります。
ただし、契約期間中の中途解約は非常に困難で、廃業などやむを得ない理由で手放す場合でも、残りのリース料金を全額支払う義務が生じる場合がほとんどですので契約前には慎重に検討することが大切です・
また、リース契約の前には財務状況などの審査に通る必要があります。
レンタル
レンタルサービスを利用した場合、最短1日からOA機器を借りることも可能です。
リース契約に比べて審査がなく、短期間での契約が可能なため、好きなタイミングで解約できます。
一方、リースよりもレンタル料金が高いケースが多く、レンタル期間が長いほど負担額が増えます。
また、借りられる機種はレンタル会社が扱っている機種に限定されるため、最新機種や取り扱いのない機種は借りられません。
勘定科目はどうなるか
OA機器を購入もしくはリースやレンタルした場合、帳簿上ではどのような勘定科目で記載すればいいのでしょうか。以下では、購入・リース・レンタル別にパソコン、FAX機能のある複合機、コピー機の勘定科目について解説します。
購入の場合
OA機器を購入した際の勘定科目は、取得価額の金額がいくらなのかによって異なります。
取得価額は取得単価（円未満切上）×保有口数／10,000 （円未満切上） で計算される、買い付けに要した金額のことです。
例えば、10万円以上30万円未満の複合機は、原則として資産計上をする必要があります。
しかし、中小企業や個人事業主の場合、少額減価償却資産の特例を使えば、その年度に一括で経費として計上が可能です。
リースの場合
OA機器をリースする場合は、基本的にリース料で経費として帳簿に計上する必要があります。
経費として計上する理由は、OA機器の所有権が自社ではなくリース会社にあるためです。
レンタルの場合
OA機器をレンタルした場合は、賃借料として帳簿に計上します。
レンタルの場合もリースと同様にOA機器の所有権はレンタル会社にあるため、経費として会計処理を行います。
リースと購入はどちらがお得？
OA機器のリースと購入はどちらがお得なのかは、その時のキャッシュフローの状況や今後の使い方などにより変わってきます。
例えば、決算対策などでキャッシュを使いたい時や、中古品にすることで少しでも費用を抑える場合は「購入」の方が得だと言えますし、長期的な利用計画があったり月々の費用計算や事務処理を軽減するならば「リース」の方がお得になると言えます。
どちらにもメリット・デメリットはあるため、状況に応じて検討するのが良いでしょう。
例えば、決算対策などでキャッシュを使いたい時や、中古品にすることで少しでも費用を抑える場合は「購入」の方が得だと言えますし、長期的な利用計画があったり月々の費用計算や事務処理を軽減するならば「リース」の方がお得になると言えます。
どちらにもメリット・デメリットはあるため、状況に応じて検討するのが良いでしょう。
OA機器を揃える際に利用できる助成金・補助金
オフィスにOA機器を導入する場合、高額なコストがかかります。
これから紹介するOA機器を揃える際に利用できる助成金や補助金制度を有効活用して経費の削減を図りましょう。
創業助成金
創業助成金は、東京都中小企業振興公社によって設けられている助成金制度です。
東京都内で創業する事業者及び創業5年未満の中小企業者等を支援するために実施されており、一定の要件を満たすことで受けられます。
業務改善助成金
創業助成金は、厚生労働省が中小企業や小規模事業者の生産性の向上を支援する目的で実施されている助成金制度です。
従業員の賃金の引き上げや設備投資などに用いられています。
OA機器の導入によって生産性の向上が期待できるため、助成金を受けられる可能性があります。
小規模事業者持続化補助金
小規模事業者持続化補助金は、小規模事業者や特定非営利活動法人を対象に、日本商工会議所が実施している補助金制度です。
対象となるのは、機械装置等費や広報費、旅費、開発費、借料、設備処分費、委託費、外注費などが挙げられます。
コピー機や複合機などの購入費は機械装置等費で、買換えにかかるOA機器の処分費は設備処分費での申請が可能です。
まとめ
OA機器は、業務の効率化や生産性の向上、セキュリティの強化の面でも必要不可欠です。
利用頻度や使用環境、予算等の様々な状況によって最適の機器が変わってきます。
OA機器の購入・リースでの導入を検討されている場合は、弊社までお気軽にお問い合わせください。
利用頻度や使用環境、予算等の様々な状況によって最適の機器が変わってきます。
OA機器の購入・リースでの導入を検討されている場合は、弊社までお気軽にお問い合わせください。