オフィス移転の流れ、成功のポイントを解説
オフィス移転を行う際には、業者選びや移転先のビルの選定、家具の購入、レイアウト、工事・施工の工程管理、引越しなど多くの手続きが必要になります。
これらのタスクを漏れなくスムーズに進めるためには、チェックリストを確認しながら一つ一つ確実に作業を進めていくことが大切です。
この記事では、オフィス移転を成功させるポイントを押さえてスムーズに進める方法をご紹介します。
オフィス移転を成功させるために重要なのは、オフィスビル探しやレイアウトの検討をはじめる前に、まず「移転の目的」を明確にすることです。
なぜ、はじめに「移転の目的」を明確にする必要があるのかというと、例えば単にコスト削減だけを目的としてオフィス移転を進めてしまうと、移転後、オフィスの快適さや生産性の低下、社員の満足度の低下などを引き起こす可能性があるからです。
ここで大切なのは、例えばコスト削減のためだけを目的として移転するのでなく、移転先のオフィスでの働き方まで掘り下げて、オフィス移転の目的を設定することです。
オフィスの機能や利便性、社員の働きやすさ、通勤しやすさ等は会社の生産性を大きく左右します。
理想の働き方をイメージしてオフィス移転の目的を設定することは、移転先ビルの選定やレイアウト検討の際の判断基準を明確にし、オフィス移転の効果を最大化することにつながります。
また、オフィス移転には当然コストも発生します。
お金を掛ける分、それに見合った成果も求められます。
オフィス移転は引っ越しというだけでなく、ビジネスの重要なプロジェクトと捉えられます。
オフィス移転プロジェクトを成功させるためには、「何をいつまでに達成していくか」という項目のピックアップとスケジュール管理が必要になってきます。
オフィス移転は、検討からオフィス構築までに、半年〜１年以上にわたる長期プロジェクトとなるケースが一般的です。
その間、会社のオフィス移転プロジェクト担当者と一緒に進めていくのがオフィス移転業者です。
また、移転後も、社員が働きやすいオフィス環境を維持するためには、 継続的に運用の工夫やオフィス空間の改善をしていくことが必要です。
そのため、オフィスづくりを一緒に進めるオフィス移転業者選びは、継続的なお付き合いができるかどうか、自社が理想とするオフィスづくりに対応できるのかなど、費用面だけではなく、複数の視点から比較・検討し、慎重に進めることが大切です。
旧オフィスの解約予約
□ 賃貸契約書の解約予告期間・敷金や委託金の返却時期を確認
□ 新オフィスの入居可能時期の確認
旧オフィスの原状回復工事
□ 指定業者の有無の確認
□ 業者の手配とスケジュール確認
□ 費用の目安の確認
移転目的の設定
□ 現状の課題点の洗い出し
□ 移転後に実現したいことを設定
新オフィスの物件探し
□ 立地・場所・最寄駅からの所要時間
□ 社員の通勤時間や交通費の増減・主な取引先へのアクセス
□ 周囲の環境（銀行・郵便局・役所の所在地、飲食店・商業施設の有無など）
□ 入居コスト（賃料・共益費・保証金・権利金、更新料、不動産手数料など）
□ 設備（電気容量、電話回線数、空調設備の位置など）
□ 駐車場の有無・ビルの使用可能時間
レイアウトプランニング
□ 部署ごとのゾーニング計画
□ エントランス、会議室、応接室、休憩室、収納庫など執務室以外の配置
□ 具体的なレイアウトプランの作成
□ 移転目的に合わせたレイアウトになっているかを再確認
オフィス家具の選定〜発注
□ 新規で購入する家具・OA機器の洗い出し
□ リースする家具・OA機器の洗い出し
□ 家具の選定、見積り依頼
□ 家具の発注
□ 廃棄する家具の洗い出し
引っ越し業者の選定〜打ち合わせ
□ 引越し業者の選定
□ 作業内容の確認
□ 廃棄物の引き取りが可能かどうか
社内用マニュアル作成
□ 社内告知・社員への移転計画の説明
□ 引っ越しまでのスケジュール作成
□ 引っ越し準備の役割分担
□ 取引先へ移転案内の発送
□ 封筒・名刺など印刷物の発注
□ 全体スケジュールの確認
□ 移転物品・残留物品・廃棄物リスト作成
□ データのバックアップ
□ 荷物の梱包作業
□ 当日の作業分担の確認
引っ越し準備〜当日作業
□ 全体スケジュールの確認
□ 移転物品・残留物品・廃棄物リスト作成
□ データのバックアップ
□ 荷物の梱包作業
□ 当日の作業分担の確認
□ 旧オフィス、新オフィスの立会い
各種届出
□ 法務局（本店移転登記申請書）
□ 税務局（事業年度、納税地、その他の変更異動届出書、本店移転登記申請書／給与支払事業所等の開設・移転・廃止届出書）
□ 都道府県税事務所（事業開始等申告書）
□ 社会保険事務所（適用事業所所在地・名称変更（訂正）届）
□ 労働基準監督署（労働保険名称・所在地等変更届／労働保険概算・増加概算・確定保険料申告書、労働保険関係成立届／労働基準法に関するもの。適用事業報告書（様式23号の2）、その他に就業規則（変更）届、時間外労働・休日労働に関する協定届／安全衛生法に関するもの。安全管理者選任報告（様式第3号）・衛生管理者選任報告（様式第4号）・産業医選任報告（書式第4号））
□ 公共職業安定所（事業主事業所各種変更届）
□ 郵便局（郵便物届出変更届）
内装工事・電気・通信工事に関する確認事項
□ 移転目的に合わせたレイアウトになっているか
□ 企業イメージにマッチしているか
□ 工事スケジュールの確認
□ セキュリティ／電気／通信／空調工事との調整
□ 間仕切りや内装は消防法上の問題がないか
□ 空調設備の追加、位置変更の必要はあるか
□ 電源が取りやすい位置にあるか
□ 収納スペースは十分か
□ 費用の目安の確認
セキュリティ・電気・通信・空調工事
□ 指定業者の有無の確認
□ 業者の手配とスケジュール確認（指定業者がない場合）
□ 費用の目安の確認
効果検証ツールを導入し、施策の評価、改善策の策定を行うことも有効です。
移転前に実施しておけば、移転前と移転後でオフィスや働き方の効果がどれだけ上がったのか比較することも可能です。
そこで確認された不具合について、改善策の検討を行い、改善を実施することで理想のオフィスを実現していきましょう。
オフィス移転は、移転前から移転後まで、多岐わたり複雑な業務が発生します。
また、限られた時間の中で行わなければならないケースが多く、オフィス移転の担当者には多大な負担がかかるものです。
そのため、オフィス移転をスムーズに進めるためには、数多くの実績や専門的な知識を持ったオフィス移転業者に依頼するのも選択肢の一つです。
オフィス移転を検討をされている場合は、弊社までお気軽にお問い合わせください。