石元商事株式会社｜オフィスデザイン・ITインフラ構築でオフィス空間を改善

 

ペーパーレスとは、紙媒体を電子化し、データとして活用・保存することを指します。 

オフィスにおいては、紙で運用されていた文書・資料を電子化して、業務効率改善やコスト削減を図ることをペーパーレス化と呼びます。

DX(デジタルトランスフォーメーション)をはじめるにあたり、ペーパレス化から始められる企業様もあります。

 

 

いきなりペーパレス化といっても、なにから始めていいかわからないかと思います。その中で、ペーパレス化がしやすく、効果が得やすいお勧めはFAXのペーパレス化です。

 

 

最近ではオフィスや一般家庭でFAXを使用する機会が減ってきました。その一方で見積送付・発注依頼や支払通知などでFAXが必須とされている企業様も多いのではないでしょうか。

ペーパーレス化を進めたくても取引先からFAXでのやり取りを希望された場合、その件数が少数であってもFAXを廃止することはできません。

FAXを廃止せずにペーパーレス化する方法、それがペーパーレスFAXです。

 

 

ペーパーレスFAXとは、これまでFAX機で受信し、用紙にプリントアウトしていたFAX文書をPDFデータとして管理できるFAXのことです。

受信したFAXは共有フォルダに保存され、指定のメールアドレスへの転送もできます。また、受信したFAX文書の読込み機能だけでなく、書き込みや返信も行うことができます。

製品によっては、FAX受信の通知機能もあり、PDFデータとして保存した重要なFAX文書を見逃す心配もありません。

 

代表的なペーパーレスFAXの機能は、

・FAX文書のPDF化　　・FAX文書の自動振り分け保存　　・受信時の通知/着信のお知らせ　　・FAX文書の追記・簡単編集　　・FAX返信

などです。

 

 

①受け取り場所を選ばない

ペーパーレスFAXは、インターネット環境と受信用のパソコン/携帯電話があれば閲覧することができ、外出先やリモートワーク中でも内容を確認できます。取引先から届いたFAXも外出先からでも返信をすることができ、業務効率を高めることができます。外回りの多い営業職がいる企業様やリモートワークに取り組む企業様には特におすすめです。

 

②経費削減

ペーパーレスFAXを導入することにより、受信したFAX文書はパソコン上で閲覧することができます。FAX文書を紙に印刷する必要がなくなったり、FAX文書を送付するために印刷をする必要がなくなるので、紙やトナーなどの印刷にかかるコストが減り、経費削減につながります。毎日大量のFAX文書が届く企業様ほど、経費削減の効果が高まります。

 

③セキュリティ効果

ペーパーレスFAXは通常のFAXと比べてセキュリティ性が高い特徴があります。印刷したFAXデータは紛失するリスクや無関係な人の目に触れる可能があり、情報漏えいのリスクがあります。しかし、ペーパーレスFAXは共有フォルダや直接個人のメールアドレス宛に届くので、情報漏えいのリスクを最小限にすることができます。